オンボーディングとは？　従来型研修との違いや目的、導入プロセスと実施のポイントは？

「オンボーディング」は、新入社員が企業文化に迅速に適応し、パフォーマンスを発揮できるようにするためのプロセスです。これを効果的に導入し、組織の成功を支えるための重要な要素をご紹介します。

オンボーディングとは

「オンボーディング」とは、「on-board（乗り物に乗って）」に由来する言葉で、新入社員が組織にスムーズに適応し、いち早くパフォーマンスを発揮できるように支援する取り組み全般を指します。従来型のオリエンテーション形式を中心とした入社時研修だけではなく、企業文化や業務内容、チームの一員としての役割の理解、また受入れ側の組織創りなどを含む、包括的な支援が含まれる取り組みです。

日本企業では長年にわたり、新卒一括採用が主流となっていました。しかし近年は、人材の流動性が高まり、中途採用人数の多い傾向が続いており、年度初めを問わず多様な人材を新たに職場に迎えることが当たり前の環境になっています。

新卒社員の場合、入社後に手厚い新入社員研修を行い、時間をかけて戦力に育てていくのが一般的です。一方、中途社員の場合は「即戦力」として入社後すぐに活躍することが期待されます。しかし受入れ体制が十分にないままでは、早期に組織に馴染み活躍することは難しくなります。

新卒社員・中途社員問わず、会社のルールや人間関係に早く適応し前向きに働いてもらうことで、成果・貢献や定着、さらに、組織全体の生産性向上につながります。新たに社員を迎え入れる際には、オンボーディングが欠かせないと言えるでしょう。

オンボーディングの目的と効果

社員が早期に組織に馴染み活躍できるよう支援するオンボーディングですが、具体的な目的・効果として、以下のものを挙げることができます。

新入社員のいち早い戦力化

オンボーディングでは、新入社員に対して会社の業務フロー、システム、ツールの使い方などを丁寧に教育し、業務に必要なスキルや知識を早期に習得させるためのトレーニングを実施します。また、新入社員が自立して業務を進められるように、マニュアルやツールなどで必要な情報にすぐにアクセスできる体制を構築することで、新入社員をいち早く戦力化することができます。

社員のエンゲージメント向上

オンボーディングでは、企業のミッション・ビジョン・バリューを新入社員に伝えることで、企業文化に対する理解と共感を深めます。また、チームビルディングのアクティビティやソーシャルイベントを通じて、新入社員が同僚や上司と良好な関係を築けるよう支援します。こうした取り組みにより、新入社員は自分が企業の一員であるという意識を持ちやすくなります。さらに定期的な1on1ミーティングを通じて、新入社員の意見や懸念に対応し、双方向のコミュニケーションを促進することも、社員のエンゲージメントの向上につながります。

社員の定着率向上、早期退職リスク低減

オンボーディング期間中、実際の業務内容や職場環境について事前に十分な情報を提供し、新入社員が安心して働ける環境を整えることで、入社後のギャップを最小限に抑え、早期退職のリスクを下げることができます。たとえば、専用のサポート窓口を設けたり、FAQを充実させたりして、新入社員が感じる不安や疑問を解消するためのサポートを提供することが有効です。

業績向上、採用コスト削減

新入社員がスムーズに組織に適応し、いち早くパフォーマンスを発揮できるようになることで、売上げや利益の増加につながります。また、社員の定着率を向上させ、早期退職のリスクを下げることは、採用にかかるコストの削減にもつながります。

オンボーディングが必要とされている背景・理由

上記のような目的・効果もあり、多くの企業が注目するオンボーディングですが、オンボーディングの必要性はなぜ意識されているのでしょうか。オンボーディングが必要とされる背景・理由について、詳しく見ていきましょう。

リモートワークの普及

コロナ禍を契機に、リモートワークが急速に普及しました。リモート環境で新入社員を迎える際には、対面でのコミュニケーションや直接的なサポートが難しくなるため、効果的なオンボーディングがより一層重要視されるようになりました。

人材獲得競争の激化

労働市場の流動性が高まり、企業が優秀な人材を獲得する競争が激化しています。その中で、せっかく獲得した人材が組織に定着しなかった場合、企業にとっては大きな損失です。新入社員の早期離職を防ぎ、優秀な人材の定着につなげる上で、オンボーディングの必要性が意識されています。

多様性と包括性の推進

企業が多様性と包括性（Diversity & Inclusion）を重視するようになったことも、オンボーディングが注目される理由の一つです。多様なバックグラウンドを持つ新入社員がスムーズに組織に溶け込み、安心して働ける環境を整えるために、個々に適した対応が求められています。

従業員エンゲージメントへの注目

「企業と社員の結びつきの強さ」を意味する「従業員エンゲージメント」の重要性も広く認識されるようになっています。エンゲージメントを高めることで、離職防止や生産性向上が見込めるためです。エンゲージメント向上には、オンボーディングが大きな意味を持つことから、どちらも注目されるようになっています。

テクノロジーの発展

テクノロジーが進化し、オンボーディングを支援するための多様なツールやプラットフォームが提供されています。これにより、オンボーディングの効果を最大化するための手段が増え、企業はより効率的かつ効果的なオンボーディングを実施できるようになりました。

オンボーディングと従来型の研修の違い

従来多くの企業で、新入社員を迎えるときは研修が行われています。この従来型の研修とオンボーディングには、いくつかの違いがあります。企業によって違いはありますが、一般的に下記のような違いが見られます。

従来型の研修の特徴

• 知識・スキルの習得、会社の規則や各種手続の理解が主な目的
• 講義形式やワークショップ形式での集団指導
• すべての新入社員に対して同じ内容
• 数ヶ月、場合によっては数日から数週間の短期的な期間に集中

オンボーディングの特徴

• スキルだけではなく企業文化の理解やチームビルディングなど総合的に支援
• オンラインツールやeラーニング、実践指導など多様な組み合わせ
• メンターや上司による個別指導で、新入社員に合わせた支援
• 入社前を含め、数ヶ月から1年以上の長期にわたって段階的、継続的にサポート

従来型の研修は、主に業務に必要なスキルや知識を短期間で集中的に習得させることに焦点を当てています。一方で、オンボーディングは、新入社員が迅速に組織に適応し、早期に生産性を発揮できるようにするための包括的かつ長期的なプロセスであり、個別対応や双方向のコミュニケーションを重視します。これらの違いを理解し、適切なオンボーディングを導入することで、新入社員の成功と組織全体のパフォーマンス向上を実現することができます。

オンボーディングの導入プロセス

オンボーディングを導入する場合、以下のようなプロセスをとると、不足なく適切に進めていくことが可能となります。

• 目標の設定と、スケジュールの策定
• 関係者への情報共有と、実施環境の整備
• 入社前の準備・実施
• 入社後の実施
• オンボーディングの効果検証・振り返り

それぞれ詳しく見ていきましょう。

目標の設定と、スケジュールの策定

オンボーディング導入の最初のステップは、オンボーディングがどのような成果を目指すのか、目標を明確に設定することです。たとえば、「新入社員の定着率を向上させる」といった組織としての目標のほか、「○○に関するナレッジを獲得する」（能力開発）、「社内のメンバー同士、理解を深める」（関係構築）、「3ヶ月後に○○の成果を上げる」（成果指標）、のように、新入社員本人にどのような目標へ向かってほしいかを具体的に掲げます。

目標が定まった後は、それを達成するためのスケジュールを策定します。スケジュールには、オンボーディングの各ステップの実施日程を明記し、リソースの配分を行います。スケジュールは現実的で、業務負荷を考慮した内容にすることが重要です。

なお、この施策策定段階では、上記のように「能力開発」「関係構築」「成果指標」の3つの要素に目配りすることが重要です。詳しくは、こちらをご覧ください。

関係者への情報共有と、実施環境の整備

次に、オンボーディングプロセスに関わる人事担当者やマネージャー、メンターといった関係者への情報共有が必要です。各担当者が自分の役割と責任を理解し、スムーズに連携できるようにします。たとえば、マネージャーには新入社員の期待されるスキルや目標を、メンターには支援するための具体的なガイドラインを提供することが求められます。また、デスクやPC、オンラインツール、システムといった実施環境の整備も欠かせません。

入社前の準備・実施

入社前の準備は、新入社員がスムーズに入社初日を迎えるための重要なステップです。この段階でのコミュニケーションが、新入社員の不安を軽減し、期待感を高めます。オンボーディングは入社前から始まっているものと捉えることが望ましいと言えます。

具体的には、以下のような内容を検討しましょう。

• ウェルカムキットの送付：新入社員に対してウェルカムキット（会社紹介資料、ウェルカムレター、ロゴ入りグッズなど）を送付します。
• 必要書類の案内：雇用契約書、税関連書類、機密保持契約書など、必要な書類を事前に送付し、記入を依頼します。
• オンボーディングスケジュールの共有：入社初日から最初の数週間にかけてのオンボーディングスケジュールを事前に共有し、新入社員が何を期待できるかを明示します。
• 事前研修の提供：可能であれば、オンラインでの事前研修を提供し、基本的な業務知識や企業文化について事前に学んでもらいます。
• IT環境の準備：新入社員のPC、メールアカウント、必要なソフトウェアやシステムへのアクセス権限を事前に設定しておきます。

入社後の実施

入社後、オンボーディングが本格化します。1on1ミーティングやメンター制度を活用し、新入社員が担当業務に必要なスキルや知識を習得できるよう、業務トレーニングを実施します。短期間でのスキル・知識習得ではなく、組織に馴染み活躍してもらうことが目的であることを念頭に置いて、新入社員本人と細やかにコミュニケーションを取りながら進めていけるとよいでしょう。

また、企業文化やミッション・ビジョン・バリューについても学ぶ機会を設けることも重要です。他の社員との交流を促進したり横のつながりを深めるために、ランチ会や歓迎会、同期交流会、理解を深める研修など、職場環境にスムーズに適応できるよう支援することも有効です。

たとえば、以下のような内容が考えられます。

【初日】

• オリエンテーション：会社の歴史、経営理念、事業内容、基本情報を紹介し、組織全体の理解を深めます。
• 基本的な手続：社員証の発行、ITシステムへのログイン方法、社内ポータルの紹介など、基本的な手続を行います。
• チーム紹介：チームメンバーや他の部門の同僚との顔合わせを行い、人間関係の構築をサポートします。

【最初の1〜2週間】

• 業務トレーニング：製品知識、プロセス、ツールの使い方など、担当する業務に必要なスキルや知識を習得するためのトレーニングを実施します。
• 企業文化理解：企業文化やミッション・ビジョン・バリューを理解するためのメニューを提供します。
• 1on1ミーティング：メンターや上司との定期的なミーティングを設定し、新入社員の進捗や懸念事項を確認します。

【最初の数ヶ月】

• メンタリングとコーチング：メンターが継続的にサポートし、新入社員の質問に答えたり、アドバイスを提供したりします。
• フィードバックと評価：定期的なパフォーマンスレビューを実施し、新入社員の進捗状況を評価し、フィードバックを提供します。
• 継続的な学習と成長機会の提供：新入社員が継続的に学び、成長できるような研修やワークショップ、eラーニングプログラムを提供します。

オンボーディングの効果検証・振り返り

オンボーディングは、実施したら終わりというものではありません。必ずプロセスの効果を検証し、振り返りを行いましょう。

オンボーディングがどの程度成功したかを評価するために、業務適応のスピードや、新入社員に対する指導やフィードバックの内容などの具体的な指標をもとに効果を測定します。たとえば、オンボーディングの担当者が新入社員に対して具体的かつ建設的な指導を行っていたか、新入社員が自身の課題を理解できたかなどが評価のポイントとなります。

また、アンケートやヒアリングを実施し、新入社員自身の意見や感想を収集することも有効です。メンターや上司からも意見・感想をもらうと、多角的に効果を捉えることができるでしょう。

評価が終わった後は、得られたデータをもとにプロセスの改善点を見つけ、次回のオンボーディングに活かすための調整を行います。

以上のようなプロセスの下でオンボーディングをより効果的に実施する上では、「PeopleWork」が役立ちます。「PeopleWork」にご興味をお持ちの方は、ぜひこちらから資料をダウンロードして詳細をご確認ください。

オンボーディング実施時のポイント

オンボーディングを実施する際は、以下のポイントを押さえることで、効果的なオンボーディングを実現することができます。

• 明確な目標の設定と共有
• 一人ひとりに応じた対応
• メンター制度やサポート体制の導入
• 早期の関係構築とコミュニケーション

それぞれ詳しく見ていきましょう。

明確な目標の設定と共有

何を目指してオンボーディングがなされるのかがわからなかったり曖昧であったりすると、受け入れる側と新入社員の双方で不安や混乱が拭えないこととなるでしょう。「貢献してほしい」といった抽象的なものではなく、オンボーディングを通じていつまでにどのような状態となってほしいのか、具体的に定義・言語化し、共有することが大切です。

その際、受入れ側の「いつまでに、この水準に達してほしい」という期待と、新入社員の「このくらいできるようになりたい」「このくらいであれば無理なくできる」という意欲やイメージを合致させるため、目線合わせを行うことも大切になります。

一人ひとりに応じた対応

効果的なオンボーディングを実施するためには、新入社員一人ひとりのバックグラウンドやニーズに応じた個別対応が非常に重要です。パーソナライズされたオンボーディングプランを提供することで、新入社員はより早く組織に適応しやすくなります。

たとえば、新入社員の役割や過去の経験に基づいて、個々人に最適なオンボーディング計画を策定できるとよいでしょう。これにより、新入社員は自分の役割と組織全体における位置づけを効率よく早期に理解でき、スムーズに業務を開始することができます。

また、新入社員のスキルレベルや学習スタイルに応じてトレーニングの内容や方法を調整し、必要な知識やスキルを効果的に習得してもらうことも有効です。たとえば、オンライン学習、実地訓練、ワークショップなど多様な形式のトレーニングを組み合わせることで、新入社員は自分に合った方法で学びやすくなります。

メンター制度やサポート体制の導入

新入社員に専任のメンターを割り当て、個別のサポートとフィードバックを提供します。メンターは、新入社員が日々の業務や組織文化に関して気軽に質問や相談をできる相手として、実務的なアドバイスや心理的なサポートを行います。これにより、新入社員は安心感を持ち、業務に集中しやすくなります。

さらに、サポート体制を多方面から整えることで、新入社員がよりスムーズに組織に適応できるようになります。オンボーディングは新入社員と直属の上司だけで完結するものではなく、新入社員が組織に馴染むためには多方面からのサポートが重要です。

たとえば、日常的に接する上司やマネージャー、同僚は、新入社員のオンボーディングの重要なサポーターです。次に見るようにさまざまな形でコミュニケーションを深めることで、問題点がある場合も速やかに改善されるとともに、職場の雰囲気や文化の理解が促進されます。また、業務上の関係がない社員でも積極的に声掛けを行い、新入社員が「誰に相談すべきかわからない」と感じないように、何か生じたときに相談できる相手を複数紹介するとよいでしょう。

人的なサポートに限らず、業務に必要な機材の貸し出しやシステムの使い方を知るためのマニュアルなど、ツールや情報面でのサポートも重要です。これらを事前に伝えることで、安心感を持ってもらうことができます。

早期の関係構築とコミュニケーション

新入社員が早期にチームメンバーや同僚との良好な関係を築けるように、積極的なコミュニケーションを促進することが重要です。これにより、新入社員は安心感を持ち、迅速に組織に溶け込むことができます。

たとえば、入社初日にチームメンバーや他の部門の同僚との顔合わせを設定します。初日の顔合わせを通じて、新入社員は職場の人々と早期に交流を持ち、人間関係を築く第一歩を踏み出すことができます。この初期の交流は、職場での安心感と受け入れられている感覚を高めます。

また、メンターや上司との定期的なミーティングを設定し、新入社員の進捗や懸念事項を確認します。これにより、新入社員は自分の状況や業務に対するフィードバックを得ることができ、不安や疑問を解消する機会を持つことができます。また、定期的なコミュニケーションを通じて、上司やメンターとの信頼関係も強化されます。

その他、新入社員が社内イベントやソーシャルアクティビティに参加できるようにします。リラックスした環境で同僚と交流する機会を提供することで、職場内の人間関係を深めることができます。これらのイベントは、業務外のカジュアルな交流を促進し、新入社員が組織に対する親近感を持ちやすくなります。

オンボーディングの成功事例

最後に、オンボーディングの実際の実施例を紹介します。

サイボウズ株式会社

サイボウズでは、「チームワークを発揮するために必要な要素を理解し、やるべきことに前向きに取り組むことで、期待通りにチームに貢献できる」ことをコンセプトに、新卒社員・中途社員それぞれを対象としたオンボーディングプログラムを実施しています。

新卒社員向けには、社会人としてのマインドセットやキャリア選択に対する考え方などの汎用性の高い知識の習得に始まり、人事主催のフォローアップ研修が定期的に開催されます。

また、同期や人事とコミュニケーションをとるための時間を設けたり、入社1・3・6ヶ月のタイミングで、新入社員のコンディションをヒアリングするアンケートを実施するなど、新入社員に寄り添ったプログラムが実施されています。

参照：サイボウズ

LINEヤフー株式会社

LINEヤフーでも、新卒社員と中途社員を対象に、オンボーディングプログラムを実施しています。

LINEヤフーでは、入社者が早期にパフォーマンス発揮できるように、入社直後のオリエンテーションの提供をはじめ、業務知識を身につけるためのeラーニングや社内情報集の提供、入社一定期間後のフォローアップアンケートなど、さまざまなサポートを行っています。

また、オンボーディングにおいては、受入れ部門側の知識やマインドセット、トレーニングも重要であるという考えから、受入れ部門においても、OJT担当者向けトレーニングの実施やメンター向けの受入れの手引きの配布などを行っています。

参照：LINEヤフー

まとめ

近年では、リモートワークの普及や人材獲得競争の激化、テクノロジーの発展などを背景として、オンボーディングの重要性がより認識されるようになっています。

人材獲得競争が激化している時代において、組織と人材のミスマッチを防ぎ、社員の定着率を向上させ、早期退職のリスクを下げることは極めて重要です。さらに、新入社員をいち早く戦力化することで、企業全体の競争力を高めることができます。効果的なオンボーディングは、これらの課題に対応し、企業の持続可能な成長を支える重要な戦略の一つです。