プロフェッショナルファームの業務効率を最大化する「スキル可視化」と「オンボーディング支援」

導入の背景

元々は相談を受ける立場だったが、自分たち向きのサービスと気づいた

安高：弊社はIT分野に特化した知的財産サービスを提供している弁理士法人です。特許の出願だけでなく、知財戦略の立案と実行など知財コンサルティングを含めたサービスを提供しております。ビジョンとしては「IT分野における世界最高レベルの知財専門家チーム」を目指しています。

元々は（PeopleX代表の）橘さんから特許関連のご相談をいただいていて、その過程でサービスの紹介をしてもらいました。最初は事業観点、特許観点でサービスを見ていて「なるほど、時流に乗ったサービスだな」という印象を持ったのですが、よくよく聞いていたら「もしかしたらこれは自分たちこそ有効活用できるのではないか」と考え、導入を検討し始めました。

導入の決め手

特許事務所も有効活用できる「スキル可視化」と「オンボーディング支援」

安高：実際にPeopleWorkのデモ画面を見せてもらったところ、思っていた以上に「特許事務所の特性・課題にも合っているな」と感じました。

1つ目がメンバーのスキルを登録・可視化できる機能、2つ目がオンボーディングでスキル習得をサポートする機能が特許事務所の業務の中で有効活用できると思いました。

1つ目の「スキル登録・可視化」についてですが、特許事務所に所属している弁理士はそれぞれ持っているスキルが多種多様です。例えば「この人はアメリカ対応できます」とか、「この人は意匠の対応できます」とか、技術分野で言えば「この人は生成AI系が得意です」、「ブロックチェーン関連得意です」とかです。

これらの個々のスキルを把握した上で、それに基づいた最適な案件アサインをするのにPeopleWorkが活用できると思いました。持っているスキルと身につけたいスキルをそれぞれ登録できることも、アサインと教育に活用しやすいと感じます。

2つ目の「オンボーディング機能」についてですが、新メンバーが入ってきた際にまずやること、まず見ることというのはこれまでもスプレッドシート等で管理をしていました。しかし、そこに特化したサービスとしてフローが登録できて進捗も管理できるというのはとてもいいなと思いました。

例えば特許の専門的な手続きで「中間対応」というものがあるのですが、その「中間対応」のトレーニングに特化したオンボーディングプログラムも必要だったりするので、そういう粒度で設計、設定できるのはとても重宝しそうです。

スプレッドシートですとどうしても内容が断片的になってしまったり、進捗の管理まではできないというのが違いだと思います。

また、PeopleWorkの機能の一つである「社員の趣味や人となりの可視化」も活用できそうだと感じています。現在30名強のメンバーで構成されているのですが、ほぼ100％リモートワークで働いている状態です。100％リモートワークは特許事務所としては珍しい方だと思うのですが、逆に特許事務所だからできているという側面もあると思います。弁理士の業務はシステムエンジニアにも近いところがあって、各メンバーごと、各チームごとに動くことが主流のため、社員全員が同じ場所に同時に集まることが多くありません。そのためデメリットもあり、チームをまたいだコミュニケーションや新入社員との会話がどうしても希薄になってしまい、そこは課題に感じておりました。コミュニケーションの円滑化や雑談機会を増やす目的でもPeopleWorkを活用できたらと思っています。

今後期待すること

安高：エンプロイーサクセスの概念自体は今後ますます重要になってくると思うのですが、とはいえ皆さんも「まず何をすればいいかわからない」という状態だと思うので、こういったシステムがどんどん導入されて、実際に社員も会社もハッピーになればいいなと思います。

また、PeopleXが今後参入すると言っている「表彰」「褒賞」の分野も気になっています。最近自社でMVP制度を導入しまして、プロ集団だとどうしても「自分がどれだけ売り上げたか」の観点になりがちなのですが、それでは測れない「組織貢献」を評価する意味でMVPを設定しました。本当に些細なことでも、例えば「みんなの役に立つ情報をSlackでシェアした」とかそういった組織のための行動を褒める文化を作っていきたいので、そういったところにも活用できたらと考えています。