人材開発・教育

2025.01.23

プレゼンのコツとは? 良いプレゼンの特徴やポイント、失敗への対策を解説

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プレゼンのコツとは? 良いプレゼンの特徴やポイント、失敗への対策を解説

プレゼンは、顧客に製品・サービスの魅力を伝え購入してもらう、社内で企画や成果を報告し評価してもらう、といった場面で行われます。プレゼンのスキルは、ビジネスを成功させるために欠かせません。

この記事では、プレゼンのスキルを高められるよう、良いプレゼンの特徴、プレゼンのコツやポイントを解説します。

プレゼンとは

「プレゼン(プレゼンテーション)」とは、情報を伝え、それにより相手の理解や行動変容につなげるための技法のことです。

プレゼンの最大の目的は、相手の行動を促すことにあり、単なる情報伝達ではない点が特徴です。たとえば、紹介した製品の購入やサービスの契約につなげることを目的として行います。

相手の行動を促してプレゼンの目的を達成するためには、聞き手に最後まで興味をもって聞いてもらわなければなりません。資料を用意するなどして、わかりやすい説明を行うことが大切です。

プレゼンのスキルが重要な理由

ビジネスにおいて、プレゼンのスキルを高めることが要求されるのはなぜなのでしょうか。ここでは、プレゼンのスキルが求められる理由について解説します。

ビジネスの成功に欠かせないため

プレゼンはビジネスのさまざまな場面で行われますが、プレゼンの良し悪しは、その後の結果を左右します。

たとえば、自社の製品・サービスを売り込む際に、その魅力や価値を相手に十分に伝えられるかどうかによって、購入・契約に至るかどうかが変わってきます。競合他社と同じような製品・サービスで競う場合には、競争に勝つためにもプレゼンの質が重要となるでしょう。

製品・サービスにどれだけ価値があっても、プレゼンのスキルが不十分であれば、その価値は伝わりません。ビジネスを成功させるためには、プレゼンのスキルを高めることが不可欠です。

製品・サービスの魅力を伝えるため

プレゼンは、ただ内容を伝えることが目的ではありません。たとえば製品・サービスを売り込む場合、その製品・サービスが顧客の課題を解決できるものであることをイメージしてもらい、購入や契約といった行動を促すことが最終目的です。

この目的を達成するためには、顧客の立場に立ち、顧客の視点で製品・サービスの魅力を伝えなければなりません。製品・サービスの魅力やメリットを相手に深く理解してもらうには、高いプレゼンスキルが求められます。

自身の企画や成果を伝えるため

プレゼンは、顧客をはじめとする社外の人に対して行うだけでなく、社内で行う場合もあります。たとえば、企画を提案したり、成果を報告したりする場面が想定されます。

こうした場面で良いプレゼンができなかった場合、企画が通らない、成果を適切に評価してもらえない、といったことにもつながりかねません。承認や評価を得るといった目的達成のために、高いプレゼンスキルを身につけておくことが重要です。

良いプレゼンの特徴

高いスキルの反映された良いプレゼンの主な特徴として、以下の3点が挙げられます。

  • 説明が簡潔でわかりやすい
  • メッセージが明確に伝わる
  • 聞き手の興味を捉えている

それぞれの内容について、詳しく解説します。

説明が簡潔でわかりやすい

良いプレゼンは、説明が簡潔でわかりやすいのが特徴です。誰が聞いてもシンプルでわかりやすく、何を伝えたいのかが明確にわかります。

より詳しく伝えようとして話す内容や資料に凝りすぎると、重要な点が曖昧になります。何をアピールしたいのかよくわからず、提案内容の魅力もうまく伝わりません。シンプルで伝えたいことが明確なプレゼンは印象に残り、相手の興味を惹くことができます。

メッセージが明確に伝わる

プレゼンのスキルが高い人は、伝えたいメッセージが明確です。多くのメッセージを入れてしまうと、相手からすると何を伝えようとしているプレゼンなのかがわからず、結果として何も伝わらないことになります。

製品・サービスのプレゼンでは、より多くのメリットをアピールしたくなるかもしれません。しかし、多くを盛り込みすぎると、製品・サービスの魅力は結局何だったのか、記憶に残りにくく、相手の行動を促すには至らない可能性があります。このプレゼンでは何をメインメッセージとして伝えたいのかを、明確にしておくことが大切です。

聞き手の興味を捉えている

自分が伝えたいことにフォーカスせず、聞き手の興味や関心を捉えている点も、良いプレゼンの特徴です。

聞き手の興味や関心を捉えるためには、相手の状況や立場を考え、相手がプレゼンに対して何を求めているのかを把握しなければなりません。プレゼンのスキルがある人は、これらについての調査をしっかり行い、聞き手が何に対して興味を持ち、関心を抱くかについて検討しています。

誰でも上達できるプレゼンのコツ

プレゼンが上達するためには、以下のようなコツがあります。

  • プレゼンの目的を明確にする
  • シミュレーションを行う
  • プレゼンの構成を意識する

コツを押さえることでスキルが身につき、プレゼンの成功が期待できるでしょう。プレゼンのコツについて、詳しく解説します。

プレゼンの目的を明確にする

説得力のあるプレゼンを行うためには、プレゼンの目的を明確にしなければなりません。

プレゼン自体の目的は「相手の行動を促すこと」ですが、具体的にどのような行動を促すかは、プレゼンごとに異なります。「商品を購入してもらう」「提案を受けてもらう」など、促したい行動の内容を明確にすることで、着地点に向けた具体的な内容でプレゼンを進められるでしょう。目的に沿った展開の資料を用いれば、聞き手も内容をイメージをしやすくなります。

シミュレーションを行う

プレゼンは、必ずシミュレーションを行いましょう。シミュレーションは、上司や同僚など、第三者に聞いてもらいながら行うことがおすすめです。

本番と同じ時間内で実際にプレゼンしてみれば、所要時間や時間配分を把握することができます。自分の理解や資料の不足している箇所に気づくこともあるでしょう。

聞き手がどのような人か、人数や会場の配置はどうかなど、プレゼンをする相手の情報や環境を確認しておくことも大切です。プレゼン会場の下見や、使用する資料・機材のチェックもしておきましょう。

当日の状況をイメージしながら、十分な準備と確認を行うことが成功につながります。

プレゼンの構成を意識する

プレゼンの基本構成であるPREP法を意識することも大切です。PREP法は、「Point(結論・要点)」「Reason(理由)」「Example(具体例)」「Point(結論・要点)」でまとめる手法です。

一番伝えたい結論・要点を最初に伝え、その次に理由と具体例を伝えます。最後にもう一度要点を伝えて締めることで、論理的に内容を伝えられるでしょう。内容が伝わりやすく、説得力のあるプレゼンができます。

プレゼンの資料作成のポイント

プレゼンでは、資料作成にも工夫が必要です。ここでは、スライドの資料作成を上手に行うポイントを解説します。

1スライド1つのメッセージに絞る

スライドの資料は、1枚のスライドにつき1つのメッセージに絞りましょう。多くの情報を詰め込むと要点がわかりにくくなり、メッセージが伝わりません。スライドを切り替えながら1つずつ情報を提示することで、聞き手は内容を記憶しやすくなります。

画像や図解を使用するときも、そのビジュアルで伝えるメッセージは何なのかを考え、1枚のスライドで伝える情報を絞り込みましょう。

色を多用せず文字は見やすく配置する

スライドは色を多用せず、文字は見やすく配置するようにしましょう。色は強調したい情報だけに使い、使用する色の種類も3色程度に抑えます。

色は「ベースカラー」「メインカラー」「アクセントカラー」の3つにすることで、統一感のあるデザインにできます。3色以上の色を使うと、どこに注目してよいかがわかりにくくなるため、注意してください。

文字はグルーピングを意識することも大切です。グルーピングとは、関連する情報をまとめてグループ化することです。グルーピングにより、伝えたい情報が伝わりやすくなります。

テンプレートを活用する

スライド作成に慣れていない場合は、既存のテンプレートの活用がおすすめです。インターネット上に無料で利用できるテンプレートが数多くあるため、上手に活用するとよいでしょう。

テンプレートを利用すれば、デザインにかける時間を節約でき、資料の内容にあてる時間を確保できます。より理想的なプレゼン資料を作成できるでしょう。

プレゼンによくある失敗例と対策

プレゼンに不慣れな場合、思っていたように進められず失敗をしてしまうこともあるでしょう。せっかく準備したことが無駄にならないよう、どのような失敗をしやすいのかを確認し、事前に対策しておきましょう。

ここでは、起こりうる失敗例とその対策を解説します。

スライドを読むだけになっている

プレゼン初心者の場合、緊張してうまく説明ができず、スライドを読むだけになってしまうことがあります。スライドを読むだけであればプレゼンをする必要はなく、資料を配布すればよいことになります。

プレゼンでは、スライドの内容をわかりやすく説明し、さらに書かれていない内容を補完することが求められます。読むだけにならないよう、事前に十分練習を重ねることが必要です。

また、緊張すると早口になりやすいため、話す速度も意識して練習しておくようにしましょう。

スライドの操作がうまくできない

スライドを用いたプレゼンでは、パソコンをうまく操作できず、スライドを意図したとおりに表示できなかったり、レイアウトが崩れてしまったりするといったことも起こりえます。

本番でうまく操作できないと慌ててしまい、さらに緊張してしまいます。表やグラフなど、スライドがなければ説明できないこともあるでしょう。操作方法を習得し、正常に動作するよう事前に確認しておくことが必要です。

話す内容を忘れる

プレゼンに慣れていないと緊張してしまい、何を話すべきか忘れてしまうこともあります。

プレゼンの目的は、うまく話すことではなく、あくまで聞き手にわかりやすく内容を伝え、行動を促すことです。そのため、緊張している場合はメモを見ながら話しても問題ありません。話す内容をメモ書きしておき、緊張して内容を忘れたらすぐに確認するようにしましょう。

「メモを見るのは体裁が良くない」と考え、内容を暗記しようとすることはおすすめできません。内容を完璧に覚えるのは難しく、少しでも思い出せない部分があると、そこから先に進めなくなります。無理をせず、不安なときはメモを頼るようにしましょう。

まとめ

プレゼンの目的は聞き手の行動を促すことであり、プレゼンのスキルを高めることが、目的達成、ひいてはビジネスの成功につながります。どのようなプレゼンであれば失敗しないのか、コツやポイントを押さえ、プレゼンのスキルを身につけましょう。

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